Wat leuk dat je wilt komen naar de Bitcare Klantendag op 22 november 2018!

Voor het volledige programma klik hier.

Voor een volledige aanmelding voor de Bitcare Klantendag verzoeken wij je de onderstaande gegevens in te vullen.

Naam*

Naam collega (optioneel)

Naam kinderopvang*

E-mailadres*

Overige opmerkingen

Ja, ik ga ermee akkoord dat de hierboven ingevulde (persoonlijke) gegevens worden gebruikt voor dit evenement en toestemming geef voor het verspreiden van het beeldmateriaal.
*verplicht invoer noodzakelijk

 

Wij zien uit naar je komst. Tot 22 november!

Het Bitcare Team

 

Save the date be 2018 min 

‘Om maar direct met de deur in huis te vallen: ik bespaar uren tijd in vergelijking tot mijn oude systeem en daarmee dus ook kosten. Voorheen had ik nog veel extra werk en losse blaadjes. Met Bitcare is dit verleden tijd. Twee keer zo snel EN foutloos factureren. En dat is dan nog maar één voorbeeld, aldus Renske Bor van Christelijke Kinderopvang Jubel!’

In 2017 besloot Renske over te stappen op Bitcare. Samen met haar bekijken we wat de overstap haar kinderopvang heeft opgebracht.

  

De tijdsbesparing op de belangrijkste processen 

 

  

1. Onboarden van kinderen 

jubel

‘Voorheen werkte ik met een planningsprogramma waarbij ik erg veel informatie zelf moest invullen. Dit was foutgevoelig en kostte mij veel tijd’, geeft Renske aan. ‘Nu vullen ouders zelf alle gegevens online in, komen die bij mij binnen in Bitcare en hoef ik alleen nog maar de informatie te controleren en aan te vullen zo nodig. Met één klik op de knop wordt hier een contract van gemaakt wat digitaal wordt ondertekend door de ouders. Nooit meer wachten op informatie, onleesbare handschriften op inschrijfformulieren, overschrijven, handmatig een contract maken, printen en hopen dat je het contract snel en in redelijke staat voorzien van handtekening terugontvangt. Met Bitcare heb ik maximaal 30 minuten nodig om een kind volledig te onboarden, van aanmelding tot volledig digitaal ondertekend contract.’

 

 

2. Planning en verzoeken verwerken

‘Het plannen van de kinderen volgens de juiste BKR was altijd een uitdaging. Ouders mailden mij vaak een lijstje met wensen voor extra opvang of ruildagen die ik in de planning moest controleren met de online BKR-rekentool. Dit was vaak een puzzel die vaak even tussen de bedrijven door gedaan moest worden om ouders zo snel mogelijk van antwoord te kunnen voorzien.’

‘Tegenwoordig kunnen ouders snel en eenvoudig extra- en ruildagen aanvragen via de Bitcare Ouder App. In een gemakkelijk te lezen blokkenschema kan ik in één oogopslag zien of het accepteren van de planning past binnen de personeelsplanning en of dit gevolgen heeft voor de BKR. Aanpassingen zijn direct zichtbaar voor mij, op de groep en bij de ouders. Per kind per aanvraag ben ik een kleine minuut bezig. Voorheen kostte het mij 10 minuten per kind per aanvraag.’

Schema1

 

3. Facturatie

‘Facturatie was altijd een onderdeel waar ik tegenop zag. De basisplanning stond altijd klaar op de factuur, de rest moest ik handmatig invullen – en gedurende de maand dus goed bijhouden of een kind extra opvang had gebruikt. Om dit bij te houden en te verwerken kostte mij ongeveer 6-8 uur werk per maand. Daarbij had ik met regelmaat dat ik twijfelde: was dat kindje nu wel of niet een middag extra aanwezig.’ 

‘Doordat ouders alles via Bitcare aanvragen komen de aanvragen automatisch op de factuur. Het enige dat ik nog hoef te doen is even de facturen controleren; staat er niets raars in? Zelfs hier heeft Bitcare handige rapportages voor om vooraf te controleren of alle prijzen en betaalinformatie goed staat weergegeven in Bitcare. Van 6-8 uur in mijn oude pakket, met vaak een foutje of minder gefactureerd, naar 3 uur factureren met Bitcare en de zekerheid dat je geen omzet misloopt omdat er wordt gefactureerd wat een kind ingepland staat.’

 

4. Oudercommunicatie

3Product Eenvoudige aanwezigheid en activiteiten registratie
OuderApp foto chat

‘Elke dag schreven wij aan de hand van een planning de namen van de kinderen op die aanwezig zouden zijn. Hierbij was lastig te zien of een kind een dag of een dagdeel aanwezig was – iets wat toch wel essentieel is om de periode van opvang af te stemmen op de behoefte en het dagritme van het kindje. Wij schreven de tijden en hoeveelheden van voeding en slaap op en aan het eind van de dag werd dit netjes leesbaar overgeschreven in het schriftje van het kindje.Nu is op de iPad alle informatie van het kindje beschikbaar en kan je makkelijk tijden en hoeveelheden van voeding en slaap invoeren. Zelfs voor meerdere kinderen tegelijk.'

'Met Bitcare schrijven we over de belevenissen en mijlpalen van het kind en sturen soms een leuke foto mee. Een beeld zegt toch gewoon meer dan duizend woorden. Je hoeft niet meer te zeggen: ‘oh je had dat koppie moeten zien! Nu zeggen we: ‘het was zo leuk, je kind heeft genoten’. Met de chat kunnen ouders op een moment dat voor hen past informatie en bijzonderheden delen over hun kindje. Als een kindje erg verdrietig was bij het afscheid is een foto van een blij spelend kind en een korte chat met dat het goed gaat zo fijn: de ouder kan met een gerust hart aan het werk.’

 

5. Personeelsplanning en HR

‘Bitcare gaat verder dan alleen de kinderen. Zo werken wij ook met de Bitcare Medewerkers App. Het personeel heeft alle informatie die zij nodig hebben binnen handbereik. De tijdregistratie, verlofaanvragen, declaraties via Bitcare zijn voor mij als werkgever de allergrootste pluspunten, waarbij ik alleen nog maar goedkeuring hoef te geven. Voorheen hadden we voor elk onderdeel een ander papiertje, dat ingevuld en ingediend moest worden. Soms werd dit ook via WhatsApp of de mail gedaan: een wirwar van binnenkomst van informatie en aanvragen. Nu is alles onder één dak. Makkelijk te bedienen en overzichtelijk, zelfs voor de iets oudere medewerksters.’

BKR schema2

 

6. Salarisadministratie

'Voorheen werd voor elke medewerkster het urenoverzicht handmatig in excel verwerkt, doorgestuurd naar een accountant die minimaal 14 dagen de tijd nodig had om de salarisadministratie in orde te maken. Daarna moest ik het salaris per medewerkster handmatig overboeken. Met Bitcare is het in 3 dagen geregeld door een echte salarisexpert.'

'Door de tijdregistratie van de medewerksters via de Bitcare Medewerkers App die makkelijk gecontroleerd, aangepast en goedgekeurd kan worden kan het salaris snel worden afgehandeld. Bitcare neemt na een berichtje van mij, dat de tijdregistratie is verwerkt (en eventuele mutaties zijn doorgevoerd) alle zorg uit handen. Ik hoef enkel nog maar twee bestandjes bij de bank in te voeren.' 

 

Wanneer ga jij tijd besparen?

Benieuwd? Getriggerd? Of gewoon nieuwsgierig naar hoeveel tijd jij kan besparen? Neem gerust contact met ons op. Wij, Bitcare, laten je graag zien dat alles een stuk gemakkelijker kan, zodat je zelfs tijd overhoudt.

 

Start een gratis Proefperiode  Maak een demonstratie afspraak 

© 2011 - 2018 Copyright Bitcare B.V.

Door onze website te bezoeken gaat u automatisch akkoord met ons gebruik van cookies. Cookie-instellingen kunt u altijd aanpassen. Bekijk ons cookiebeleid (opgenomen in ons privacyverklaring.) om te zien welke cookies we gebruiken om onder andere onze website gebruiksvriendelijk te houden.